Questions fréquentes

Les réponses les plus consultées

Quelle est la valeur juridique d’un mail ?

Un mail peut être utilisé comme preuve devant un cour de justice, par exemple pour contester un licenciement, mais ne constitue pas un moyen légal de donner un accord comme l’est la signature électronique. Un « bon pour accord » donné par mail ne répond en effet pas aux conditions de validité de la signature électronique : permettre l’identification du signataire, le lier à l’acte signé (souvent une pièce jointe d’un autre mail) et garantir l’intégrité de l’acte en question.

Pour les utilisateurs métier : Comment activer BusinessGuest sur un site SharePoint ?
Ajoutez la webpart BusinessGuest à votre site et suivez le guide

Pour activer BusinessGuest sur l’un de vos sites SharePoint :

  1. Connectez-vous au site en tant que propriétaire du site
  2. Déployez la WebPart BusinessGuest, ou cliquez sur le bouton « Activer BusinessGuest » sur le ruban en haut de l’écran.
    Si vous ne trouvez pas la WebPart ni le bouton, cela signifie que :

    • le package BusinessGuest n’a pas été installé dans votre environnement SharePoint
    • ou pas déployé sur votre web application
    • ou que la fonctionnalité BusinessGuest n’a pas été activée sur votre collection de sites

    Dans ce cas, demandez à votre service informatique de le déployer et de l’activer en lui envoyant le package d’installation que vous avez obtenu en vous enregistrant sur le site, et essayez à nouveau.

  3. Suivez les étapes d’activation :
    1. Activez BusinessGuest sur le site, en précisant si besoin la licence que vous utilisez (une licence globale ou une licence locale à la collection de sites).
    2. Prédéfinissez les adresse mail des externes BusinessGuest que vous voulez rendre disponibles comme interlocuteurs dans ce site. Définissez aussi si vous permettez aux utilisateurs finaux d’ajouter des interlocuteurs BusinessGuest à la volée lorsqu’ils partagent des informations.
    3. Sélectionnez les utilisateurs internes qui sont autorisés à utiliser BusinessGuest pour interagir et suivre les échanges dans ce site.
    4. Définissez la manière dont vous voulez utiliser les bibliothèques de documents pour garder trace des documents que les participants joignent à leurs messages pendant les interactions. Les options sont : Ne jamais ajouter les pièces jointes dans les bibliothèques de documents et Mettre à jour les documents dans les bibliothèques de documents lors d’une mise à jour, et ajouter les nouvelles pièces jointes dans cette bibliothèque (vous pouvez ici choisir la bibliothèque par défaut pour les nouveaux documents joints).
  4. Vous y êtes ! A présent vous pouvez utiliser BusinessGuest pour partager des documents et envoyer des messages, en interne et avec des partenaires externes :
    • depuis la page BusinessGuest (accessible depuis le menu de gauche du site), ou
    • depuis la Web Part BusinessGuest, ou
    • en sélectionnant l’option « Partager avec BusinessGuest… » dans le menu contextuel de n’importe que document dans les bibliothèques de documents du site.
Quelle est la valeur juridique d’une signature scannée ?

Il est devenu courant de scanner un document signé à la main pour le faire parvenir à son interlocuteur de manière électronique, voire de coller un exemplaire de signature scanné sur un document électronique sans même l’imprimer.

Pourtant, ces deux procédés ne répondent pas aux exigences de la loi sur la signature électronique. Une signature scannée peut en effet être reproduite à l’infini par n’importe qui, et ne répond donc pas aux conditions de validité de la signature électronique : permettre l’identification du signataire, le lier à l’acte signé et garantir l’intégrité de l’acte en question.

Pour la réponse détaillée sur la valeur juridique de la signature scannée, voir l’article de référence sur ce sujet.

Comment utiliser BusinessGuest sur SharePoint ?
Cliquez, partagez et collaborez depuis la webpart ou depuis le menu contextuel de n’importe quel document dans SharePoint

Si BusinessGuest a été activé sur votre site SharePoint et si vous en avez reçu les permissions, vous pouvez l’utiliser.

  1. Pour partager n’importe quel document des bibliothèques de documents du site, ou
  2. Pour démarrer des conversations avec des participants internes et/ou externes depuis la Web Part BusinessGuest

Pour partager n’importe quel document avec des participants internes et externes, et garder la trace de leurs retours et des mises à jour du document :

  • Depuis les bibliothèques de documents du site, sélectionnez l’option « Partager avec BusinessGuest… » dans le menu contextuel du document. Cela ouvrira une boîte de dialogue vous permettant de choisir les destinataires, de saisir un message d’accompagnement de l’envoi, puis de publier. La nouvelle conversation restera associée au document. Vous pouvez retrouver toutes les conversations associées à un document dans une nouvelle colonne « Conversations » de la bibliothèque de documents (colonne créée au premier échange impliquant cette bibliothèque).
  • Depuis la page ou la Web Part BusinessGuest, dans le premier onglet, sélectionnez des fichiers provenant du site SharePoint ou de votre disque local, choisissez les destinataires et un message, et publiez la conversation. Elle sera associée à tous les documents dans SharePoint, dans la colonne « Conversations » des bibliothèques de documents qui les contiennent.

Pour envoyer un message et garder trace des réponses et des pièces jointes, utilisez le second onglet de la page ou de la Web Part BusinessGuest, « Envoyer un message ». Saisissez simplement le message et choisissez les destinataires.
Pour suivre toutes les conversations, avec les réponses des participants internes et externes, allez sur la page BusinessGuest du site, ou ajoutez la Web Part BusinessGuest sur n’importe quelle page.

Comment faire une signature électronique à distance ?

La signature électronique à distance est possible à partir du moment où un mécanisme fiable est utilisé pour identifier la personne qui donne son consentement, la relier à l’identité supposée du signataire et lier cette identification à l’acte en cours de signature.

Le moyen le plus répandu pour ce faire est le code unique envoyé par SMS sur le téléphone mobile du signataire, et qui doit être reporté sur un écran comportant l’affichage de l’acte à signer.

D’autres moyens plus fiables peuvent également être proposés.

Comment utiliser BusinessGuest en tant qu’utilisateur externe BusinessGuest ?
Simplement en utilisant votre messagerie. Pour répondre, répondez simplement au mail reçu…

Vous avez été invité à une conversation BusinessGuest par l’un de vos partenaires ou clients ?

Alors, l’utiliser sera aussi simple pour vous que de lire et de répondre au mail que vous avez reçu ! Si votre partenaire a partagé un document avec vous, ce document est en pièce jointe du mail. Si c’est un gros fichier, il a été remplacé par un lien de téléchargement. Cliquez simplement sur ce lien pour télécharger le fichier.

En répondant au message, vous répondez à votre partenaire, tout en vous assurant que son processus collaboratif se déroule harmonieusement, car votre réponse sera élégamment intégrée à sa plateforme collaborative. C’est pour bénéficier de cette organisation automatique qu’il a utilisé BusinessGuest au lieu de vous envoyer un simple mail. Vous lui rendez donc service en ne détournant pas BusinessGuest pour collaborer avec lui.

Si vous joignez des fichiers à votre réponse, ces fichiers seront également reçus par votre partenaire. Selon ses préférences, ces fichiers seront également intégrés à sa plateforme collaborative, une manière pour lui de s’assurer que toute son équipe projet possède à tout instant le même niveau d’information.

Comment faire une signature électronique sur tablette valable ?

La signature électronique en présentiel est possible sur une tablette ou un téléphone à écran tactile. En règle générale, elle repose sur une application permettant de configurer l’acte à signer, d’en générer un document finalisé, et de le faire signer par le client. La premier application complète de ce type est Sell&Sign.

Pour lui donner un bon niveau de validité, la signature électronique capturée au moyen d’un stylet déplacé sur l’écran doit être accompagnée d’éléments de preuve permettant d’établir l’identité du signataire et le contexte de la signature. Il est important par exemple d’utiliser la tablette pour photographier des documents justificatifs d’identité du signataire, voire le signataire lui-même. D’autres éléments techniques doivent être collectés automatiquement (par exemple les coordonnées GPS).

La présence d’un agent aux côtés du signataire est également un élément important puisque celui-ci sera à-même de contrôler physiquement la correspondance entre les justificatifs d’identité présentés et la personne signataire.

Enfin, il est courant de doubler l’identification par un code unique envoyé par SMS sur le téléphone mobile du signataire, et qui doit être reporté sur la tablette au moment de signer.

D’autres moyens plus fiables peuvent également être proposés.

Ensuite, ces éléments et l’acte signé doivent être confiés automatiquement et dès que possible à un tiers de confiance agréé pour la signature électronique et si besoin l’archivage légal de la transaction.

Puis-je utiliser BusinessGuest sur mon mobile ?

Avez-vous besoin de suivre les interactions SharePoint depuis votre mobile ? Voulez-vous mettre en place une zone d’échange mobile avec notifications et une application dédiée pour communiquer avec vos partenaires ?
Restez à l’écoute, car les utilisateurs de BusinessGuest vont très prochainement bénéficier de la solution primée InsideOut pour la collaboration mobile SharePoint ! Et même les utilisateurs externes BusinessGuest pourront rester en contact avec vous depuis leur téléphone mobile ! Contactez-nous pour connaître la date de sortie des Apps mobiles BusinessGuest !

Peut-on faire de la signature électronique en mode déconnecté ?

La signature électronique est de plus en plus utilisée pour signer des actes sur le terrain : contrats de distribution, CGV, bordereaux de livraison, PV d’intervention, Etats des lieux dans l’immobilier, constats, etc. Or, il est fréquent que la couverture réseau en ces endroits soit faible ou inexistante. De ce fait, il est impossible de confier instantanément les actes signés et les éléments de preuve au tiers de confiance pour homologation de la signature électronique. Alors, la signature électronique en offline est-elle possible ?

Oui ! A l’exception de certains actes dont le moment exact de signature et d’entrée en vigueur ont une importance cruciale – et même ces cas particuliers peuvent être gérés en modifiant légèrement le contenu du contrat – des actes peuvent être signés hors connexion sur une tablette ou un smartphone, et synchronisés un peu plus tard avec le tiers de confiance agréé.

Cependant, certaines précautions doivent être prises pour pouvoir garantir un horodatage correct de la signature et l’intégrité des preuves collectées pour garantir l’identité du signataire.

Nous avons développé une technologie unique permettant de prendre en charge ces exigences et nous en avons doté notre solution Sell&Sign, qui permet aujourd’hui la signature électronique d’actes et contrats hors connexion sur des tablettes ou smartphone Android, Apple ou Windows.

Comment ça marche ? L’architecture BusinessGuest
Des échanges de mail et une zone d’échange sécurisée pour transférer les fichiers volumineux

BusinessGuest est constitué de trois éléments principaux :

  1. Un package solution SharePoint qui peut être déployé sur n’importe quelle ferme SharePoint, contenant des fonctionnalités à activer sur n’importe quel site. Ce package enverra les fichiers et les messages partagés avec des externes par vos utilisateurs au service Cloud BusinessGuest.
  2. Un service de zone d’échange, installé dans la DMZ ou utilisé depuis le Cloud, qui reçoit, stocke et envoie les documents et les messages reçus par SharePoint, et garde une trace des réponses et des actions des destinataires. Celles-ci sont réintégrés dans SharePoint par le package solution SharePoint, qui les récupère à intervalles réguliers. Ainsi, jamais aucune connexion de l’extérieur vers SharePoint n’est nécessaire ; uniquement des connexions sortantes depuis SharePoint vers la zone d’échange.
  3. Une puissante technologie de passerelle mail et mobile qui permet à la zone d’échange d’envoyer les fichiers et les messages aux utilisateurs BusinessGuest (et aux internes d’ailleurs) et de tracer leurs actions lorsqu’ils ouvrent les messages, téléchargent les documents ou répondent aux messages. Cette technologie fonctionne avec tous les clients de messagerie et ne nécessite aucune installation côté client.

Toutes les communications sont encryptées, et les fichiers et les données partagés peuvent être supprimés de la zone d’échange à tout moment.

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