Questions fréquentes

Les réponses les plus consultées

Quels sont les prérequis techniques pour installer BusinessGuest ?
SharePoint 2010 ou 2013 Foundation ou supérieur, on premise, avec connectivité SSL SORTANTE vers votre DMZ ou vers le cloud

Version de SharePoint : BusinessGuest fonctionne avec SharePoint 2010 sur site (versions Fondation, Serveur et Entreprise) et SharePoint 2013 sur site (avec un package WSP). Une application en ligne SharePoint 2013 sera disponible prochainement pour un déploiement en ligne !

Authentification SharePoint : Les utilisateurs SharePoint internes peuvent être authentifiés par une authentification Windows ou Claims, mais un seul des deux mécanismes doit être déployé sur la ferme SharePoint. Aucune authentification SharePoint n’est requise pour les utilisateurs externes (les invités BusinessGuests).

Connectivité réseau : Bien que BusinessGuest vous permette de travailler avec des personnes externes et de les laisser mettre à jour du contenu dans votre site SharePoint (de la manière dont VOUS décidez), il n’y a aucun prérequis de connectivité provenant de l’extérieur vers vos serveur SharePoint ! Le seul prérequis de connectivité et de permettre aux serveurs SharePoint d’initier des connexions TCP/IP encryptées sortantes vers votre DMZ si vous déployez la zone d’échange dans votre réseau, ou vers notre service web dans le cloud : hôte cloud.business-guest.com sur le port 443.

Serveur de messagerie : BusinessGuest utilise des mails pour envoyer des informations et documents de SharePoint à vos partenaires externes et recueillir leurs retours et les tracer dans SharePoint. Néanmoins, c’est nos propres systèmes de messagerie qui sont utilisés pour gérer ces échanges. En conséquence, le seul prérequis est d’autoriser vos utilisateurs à envoyer et recevoir des mails à des adresses en @business-guest.com.

L’interface utilisateur et l’ergonomie des solutions Calinda peuvent-elles être personnalisées ?
Oui

L’interface utilisateur des solutions Calinda peut être personnalisée très facilement de deux manières :

  • Personnalisations visuelles : à l’aide d’extensions CSS supportées
  • Personnalisation de la disposition de l’interface : des Templates HTML peuvent être configurés pour modifier la mise en forme des éléments

Pour personnaliser l’ergonomie et l’expérience utilisateur :

  • Des extensions JavaScript permettent d’ajouter de nouveaux comportements ou de personnalisation les comportements standards
  • Des extensions dédiées rendent toutes les autres personnalisations possibles !

Et bien entendu, la sécurité est toujours garantie au niveau serveur, rendant la personnalisation sure, sans compromettre la confidentialité ou la stabilité du système.

Comment obtenir BusinessGuest ?
Enregistrez-vous sur ce site et téléchargez le package d’installation

Obtenir BusinessGuest ? Rien de plus simple. Contactez-nous pour un essai gratuit de 30 jours. Après vous être enregistré, vous obtiendrez une clé d’activation de licence qui vous permettra d’activer BusinessGuest sur une collection de sites SharePoint et d’utiliser BusinessGuest sur n’importe quel site dans la collection. La première fois, vous devrez installer un package de solution SharePoint sur la ferme SharePoint (en exécutant un programme d’installation que vous pourrez télécharger après vous être enregistré). Une fois que le package de solution est déployé sur SharePoint, BusinessGuest peut être activé sur les collections de site. Vous pouvez utiliser une licence globale configurée au moment du déploiement, ou les utilisateurs finaux peuvent acheter une licence locale à activer sur leur propre collection de sites sans nécessiter un achat de licence globale par la DSI.

SocialFactor est-il un réseau social d’entreprise comme Yammer ?

Pas exactement.

Nous croyons que la collaboration est là pour soutenir le travail dans l’entreprise, et qu’aucun métier ne consiste qu’à collaborer ou à faire du réseau social. Par conséquent, nous n’avons pas conçu SocialFactor pour servir de réseau social d’entreprise directement par lui-même, à l’instar d’outils comme Yammer dans le cloud.

A la place, SocialFactor propose, en interne (on-premise) aussi bien que dans le cloud, les briques nécessaires pour bâtir une plateforme de collaboration professionnelle à haute performance, sécurisée et comportant les fonctionnalités sociales et collaboratives avancées, afin de répondre à un besoin ou à un scenario métier donné. Nous fournissons ainsi :

  • Des fonctionnalités de gestion de communautés et d’annuaire
  • Des fonctionnalités de conversations internes à des communautés et groupes de travail, ou multi-communautés
  • Des fonctionnalités de conversations inter-personnelles (y compris de la suggestion d’experts et du partage)
  • Des fonctionnalités de portail de conversations

En combinant et en personnalisant ces fonctionnalités et nos webparts, nos clients et partenaires peuvent bâtir très rapidement la plateforme permettant de répondre à un objectif professionnel précis, tel que :

  • Un intranet communautaire SharePoint
  • Une plateforme d’innovation sous SharePoint, reliée aux outils de gestion des idées et de l’innovation
  • Une plateforme communautaire d’expertises, reliée à la messagerie et aux outils métier des experts
  • Une plateforme de gestion et de collaboration de projets sous SharePoint, reliée aux outils de gestion de projets
  • Une platforme de gestion du cycle de vie des produits (PLM) reliée à tous les outils PLM, CAO, gestion de projet et ERP, permettant aux différents acteurs internes et externes de collaborer ensemble depuis leurs environnements de travail respectifs (hub de collaboration).
  • Et, comme nous l’avons fait pour les 180’000 salariés du groupe Orange, un réseau social d’entreprise sous SharePoint, bien sûr !

Construire une solution professionnelle avec les briques fournies par SocialFactor peut être une tâche très rapide (2 heures pour mettre en place une plateforme communautaire d’experts simple par exemple) ou un projet ambitieux, dépendamment du cahier des charges et des specificités du projet.

Pour les services informatiques : Comment déployer BusinessGuest sur une ferme SharePoint ?
Exécutez le programme d’installation sur l’un des serveurs de la ferme SharePoint

Lorsque vous vous êtes enregistré(e) pour obtenir BusinessGuest, vous avez téléchargé un programme d’installation setup.exepour la solution SharePoint. Pour déployer le package, exécutez ce programme sur l’un des serveurs d’application de la ferme SharePoint (il est recommandé de choisir celui qui héberge le service d’administration centrale).

Licence globale vs. Licence locale : lorsque vous déployez BusinessGuest sur la ferme SharePoint, soit vous avez acheté une licence globale pour toute la ferme, soit vous déployez la version gratuite, qui donne une licence globale limitée à 30 jours. La licence globale est incluse dans le programme d’installation et sera déployée automatiquement lors de l’installation. Dans les deux cas, les utilisateurs ont la possibilité d’acheter des licences locales pour leurs collections de sites.

Déploiement de BusinessGuest entièrement sur site, sans zone Cloud : la solution BusinessGuest que vous pouvez obtenir sur ce site fonctionne sur SharePoint sur site, et s’appuie sur notre service Cloud pour gérer la communication avec les utilisateurs externes BusinessGuest (par exemple pour remplacer les gros fichiers joints par des liens sécurisés de téléchargement). Votre ferme SharePoint demeure dans votre Intranet et derrière vos firewalls mais réplique les éléments que les utilisateurs internes partagent avec des externes sur notre service cloud sécurisé. Si toutefois vous désirez un déploiement 100% sur site de BusinessGuest, c’est possible, mais veuillez nous contacter car les conditions d’utilisation, la tarification, les prérequis et la procédure d’installation diffèrent.

Quelle est la valeur juridique d’un mail ?

Un mail peut être utilisé comme preuve devant un cour de justice, par exemple pour contester un licenciement, mais ne constitue pas un moyen légal de donner un accord comme l’est la signature électronique. Un « bon pour accord » donné par mail ne répond en effet pas aux conditions de validité de la signature électronique : permettre l’identification du signataire, le lier à l’acte signé (souvent une pièce jointe d’un autre mail) et garantir l’intégrité de l’acte en question.

Pour les utilisateurs métier : Comment activer BusinessGuest sur un site SharePoint ?
Ajoutez la webpart BusinessGuest à votre site et suivez le guide

Pour activer BusinessGuest sur l’un de vos sites SharePoint :

  1. Connectez-vous au site en tant que propriétaire du site
  2. Déployez la WebPart BusinessGuest, ou cliquez sur le bouton « Activer BusinessGuest » sur le ruban en haut de l’écran.
    Si vous ne trouvez pas la WebPart ni le bouton, cela signifie que :

    • le package BusinessGuest n’a pas été installé dans votre environnement SharePoint
    • ou pas déployé sur votre web application
    • ou que la fonctionnalité BusinessGuest n’a pas été activée sur votre collection de sites

    Dans ce cas, demandez à votre service informatique de le déployer et de l’activer en lui envoyant le package d’installation que vous avez obtenu en vous enregistrant sur le site, et essayez à nouveau.

  3. Suivez les étapes d’activation :
    1. Activez BusinessGuest sur le site, en précisant si besoin la licence que vous utilisez (une licence globale ou une licence locale à la collection de sites).
    2. Prédéfinissez les adresse mail des externes BusinessGuest que vous voulez rendre disponibles comme interlocuteurs dans ce site. Définissez aussi si vous permettez aux utilisateurs finaux d’ajouter des interlocuteurs BusinessGuest à la volée lorsqu’ils partagent des informations.
    3. Sélectionnez les utilisateurs internes qui sont autorisés à utiliser BusinessGuest pour interagir et suivre les échanges dans ce site.
    4. Définissez la manière dont vous voulez utiliser les bibliothèques de documents pour garder trace des documents que les participants joignent à leurs messages pendant les interactions. Les options sont : Ne jamais ajouter les pièces jointes dans les bibliothèques de documents et Mettre à jour les documents dans les bibliothèques de documents lors d’une mise à jour, et ajouter les nouvelles pièces jointes dans cette bibliothèque (vous pouvez ici choisir la bibliothèque par défaut pour les nouveaux documents joints).
  4. Vous y êtes ! A présent vous pouvez utiliser BusinessGuest pour partager des documents et envoyer des messages, en interne et avec des partenaires externes :
    • depuis la page BusinessGuest (accessible depuis le menu de gauche du site), ou
    • depuis la Web Part BusinessGuest, ou
    • en sélectionnant l’option « Partager avec BusinessGuest… » dans le menu contextuel de n’importe que document dans les bibliothèques de documents du site.
Quelle est la valeur juridique d’une signature scannée ?

Il est devenu courant de scanner un document signé à la main pour le faire parvenir à son interlocuteur de manière électronique, voire de coller un exemplaire de signature scanné sur un document électronique sans même l’imprimer.

Pourtant, ces deux procédés ne répondent pas aux exigences de la loi sur la signature électronique. Une signature scannée peut en effet être reproduite à l’infini par n’importe qui, et ne répond donc pas aux conditions de validité de la signature électronique : permettre l’identification du signataire, le lier à l’acte signé et garantir l’intégrité de l’acte en question.

Pour la réponse détaillée sur la valeur juridique de la signature scannée, voir l’article de référence sur ce sujet.

Comment utiliser BusinessGuest sur SharePoint ?
Cliquez, partagez et collaborez depuis la webpart ou depuis le menu contextuel de n’importe quel document dans SharePoint

Si BusinessGuest a été activé sur votre site SharePoint et si vous en avez reçu les permissions, vous pouvez l’utiliser.

  1. Pour partager n’importe quel document des bibliothèques de documents du site, ou
  2. Pour démarrer des conversations avec des participants internes et/ou externes depuis la Web Part BusinessGuest

Pour partager n’importe quel document avec des participants internes et externes, et garder la trace de leurs retours et des mises à jour du document :

  • Depuis les bibliothèques de documents du site, sélectionnez l’option « Partager avec BusinessGuest… » dans le menu contextuel du document. Cela ouvrira une boîte de dialogue vous permettant de choisir les destinataires, de saisir un message d’accompagnement de l’envoi, puis de publier. La nouvelle conversation restera associée au document. Vous pouvez retrouver toutes les conversations associées à un document dans une nouvelle colonne « Conversations » de la bibliothèque de documents (colonne créée au premier échange impliquant cette bibliothèque).
  • Depuis la page ou la Web Part BusinessGuest, dans le premier onglet, sélectionnez des fichiers provenant du site SharePoint ou de votre disque local, choisissez les destinataires et un message, et publiez la conversation. Elle sera associée à tous les documents dans SharePoint, dans la colonne « Conversations » des bibliothèques de documents qui les contiennent.

Pour envoyer un message et garder trace des réponses et des pièces jointes, utilisez le second onglet de la page ou de la Web Part BusinessGuest, « Envoyer un message ». Saisissez simplement le message et choisissez les destinataires.
Pour suivre toutes les conversations, avec les réponses des participants internes et externes, allez sur la page BusinessGuest du site, ou ajoutez la Web Part BusinessGuest sur n’importe quelle page.

Comment faire une signature électronique à distance ?

La signature électronique à distance est possible à partir du moment où un mécanisme fiable est utilisé pour identifier la personne qui donne son consentement, la relier à l’identité supposée du signataire et lier cette identification à l’acte en cours de signature.

Le moyen le plus répandu pour ce faire est le code unique envoyé par SMS sur le téléphone mobile du signataire, et qui doit être reporté sur un écran comportant l’affichage de l’acte à signer.

D’autres moyens plus fiables peuvent également être proposés.

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