Questions fréquentes

Les réponses les plus consultées

Comment utiliser BusinessGuest en tant qu’utilisateur externe BusinessGuest ?
Simplement en utilisant votre messagerie. Pour répondre, répondez simplement au mail reçu…

Vous avez été invité à une conversation BusinessGuest par l’un de vos partenaires ou clients ?

Alors, l’utiliser sera aussi simple pour vous que de lire et de répondre au mail que vous avez reçu ! Si votre partenaire a partagé un document avec vous, ce document est en pièce jointe du mail. Si c’est un gros fichier, il a été remplacé par un lien de téléchargement. Cliquez simplement sur ce lien pour télécharger le fichier.

En répondant au message, vous répondez à votre partenaire, tout en vous assurant que son processus collaboratif se déroule harmonieusement, car votre réponse sera élégamment intégrée à sa plateforme collaborative. C’est pour bénéficier de cette organisation automatique qu’il a utilisé BusinessGuest au lieu de vous envoyer un simple mail. Vous lui rendez donc service en ne détournant pas BusinessGuest pour collaborer avec lui.

Si vous joignez des fichiers à votre réponse, ces fichiers seront également reçus par votre partenaire. Selon ses préférences, ces fichiers seront également intégrés à sa plateforme collaborative, une manière pour lui de s’assurer que toute son équipe projet possède à tout instant le même niveau d’information.

Comment faire une signature électronique sur tablette valable ?

La signature électronique en présentiel est possible sur une tablette ou un téléphone à écran tactile. En règle générale, elle repose sur une application permettant de configurer l’acte à signer, d’en générer un document finalisé, et de le faire signer par le client. La premier application complète de ce type est Sell&Sign.

Pour lui donner un bon niveau de validité, la signature électronique capturée au moyen d’un stylet déplacé sur l’écran doit être accompagnée d’éléments de preuve permettant d’établir l’identité du signataire et le contexte de la signature. Il est important par exemple d’utiliser la tablette pour photographier des documents justificatifs d’identité du signataire, voire le signataire lui-même. D’autres éléments techniques doivent être collectés automatiquement (par exemple les coordonnées GPS).

La présence d’un agent aux côtés du signataire est également un élément important puisque celui-ci sera à-même de contrôler physiquement la correspondance entre les justificatifs d’identité présentés et la personne signataire.

Enfin, il est courant de doubler l’identification par un code unique envoyé par SMS sur le téléphone mobile du signataire, et qui doit être reporté sur la tablette au moment de signer.

D’autres moyens plus fiables peuvent également être proposés.

Ensuite, ces éléments et l’acte signé doivent être confiés automatiquement et dès que possible à un tiers de confiance agréé pour la signature électronique et si besoin l’archivage légal de la transaction.

Puis-je utiliser BusinessGuest sur mon mobile ?

Avez-vous besoin de suivre les interactions SharePoint depuis votre mobile ? Voulez-vous mettre en place une zone d’échange mobile avec notifications et une application dédiée pour communiquer avec vos partenaires ?
Restez à l’écoute, car les utilisateurs de BusinessGuest vont très prochainement bénéficier de la solution primée InsideOut pour la collaboration mobile SharePoint ! Et même les utilisateurs externes BusinessGuest pourront rester en contact avec vous depuis leur téléphone mobile ! Contactez-nous pour connaître la date de sortie des Apps mobiles BusinessGuest !

Peut-on faire de la signature électronique en mode déconnecté ?

La signature électronique est de plus en plus utilisée pour signer des actes sur le terrain : contrats de distribution, CGV, bordereaux de livraison, PV d’intervention, Etats des lieux dans l’immobilier, constats, etc. Or, il est fréquent que la couverture réseau en ces endroits soit faible ou inexistante. De ce fait, il est impossible de confier instantanément les actes signés et les éléments de preuve au tiers de confiance pour homologation de la signature électronique. Alors, la signature électronique en offline est-elle possible ?

Oui ! A l’exception de certains actes dont le moment exact de signature et d’entrée en vigueur ont une importance cruciale – et même ces cas particuliers peuvent être gérés en modifiant légèrement le contenu du contrat – des actes peuvent être signés hors connexion sur une tablette ou un smartphone, et synchronisés un peu plus tard avec le tiers de confiance agréé.

Cependant, certaines précautions doivent être prises pour pouvoir garantir un horodatage correct de la signature et l’intégrité des preuves collectées pour garantir l’identité du signataire.

Nous avons développé une technologie unique permettant de prendre en charge ces exigences et nous en avons doté notre solution Sell&Sign, qui permet aujourd’hui la signature électronique d’actes et contrats hors connexion sur des tablettes ou smartphone Android, Apple ou Windows.

Comment ça marche ? L’architecture BusinessGuest
Des échanges de mail et une zone d’échange sécurisée pour transférer les fichiers volumineux

BusinessGuest est constitué de trois éléments principaux :

  1. Un package solution SharePoint qui peut être déployé sur n’importe quelle ferme SharePoint, contenant des fonctionnalités à activer sur n’importe quel site. Ce package enverra les fichiers et les messages partagés avec des externes par vos utilisateurs au service Cloud BusinessGuest.
  2. Un service de zone d’échange, installé dans la DMZ ou utilisé depuis le Cloud, qui reçoit, stocke et envoie les documents et les messages reçus par SharePoint, et garde une trace des réponses et des actions des destinataires. Celles-ci sont réintégrés dans SharePoint par le package solution SharePoint, qui les récupère à intervalles réguliers. Ainsi, jamais aucune connexion de l’extérieur vers SharePoint n’est nécessaire ; uniquement des connexions sortantes depuis SharePoint vers la zone d’échange.
  3. Une puissante technologie de passerelle mail et mobile qui permet à la zone d’échange d’envoyer les fichiers et les messages aux utilisateurs BusinessGuest (et aux internes d’ailleurs) et de tracer leurs actions lorsqu’ils ouvrent les messages, téléchargent les documents ou répondent aux messages. Cette technologie fonctionne avec tous les clients de messagerie et ne nécessite aucune installation côté client.

Toutes les communications sont encryptées, et les fichiers et les données partagés peuvent être supprimés de la zone d’échange à tout moment.

Quelles sont la sécurité et qualité de service de BusinessGuest ?
La façon la plus sécurisée et la plus fiable de collaborer avec des externes sans exposer son SharePoint à l’Internet

BusinessGuest est le moyen le plus sécurisé de collaborer avec des personnes externes depuis SharePoint sans exposer vos serveurs SharePoint à Internet.

Avec BusinessGuest, seules les données que vous partagez explicitement depuis SharePoint sont effectivement partagées avec l’extérieur, et leur usage et les réponses que vous recevez sont tracées automatiquement. Ont-ils lu le message ? Ont-ils récupéré les documents joints ? Ont-ils répondu ? BusinessGuest apporte la réponse en temps réel.

  • Tout est tracé et rendu visible en interne dans SharePoint, pour vous permettre de savoir ce qui se passe avec les données que vous partagez
  • Toutes les communications entre SharePoint et le service Cloud sont encryptées en SSL v3 256 bits
  • Les téléchargement de gros fichiers par les utilisateurs BusinessGuest sur la zone d’échange sont encryptés de la même manière
  • Vous pouvez supprimer les données du service simplement en supprimant la conversation BusinessGuest depuis SharePoint
  • Vous pouvez configurer BusinessGuest pour supprimer automatiquement les documents partagés de la zone d’échange après un délai donné, de manière à ce qu’ils ne restent qu’à l’intérieur de votre organisation
  • Nos services Cloud sont hébergés sur Amazon Web Service en Europe, et sécurisés par notre équipe de professionnels expérimentés
  • Nous fournissons un support 24×7 et des services de récupération de données
BusinessGuest est-il compatible avec les environnements comportant un Proxy ?
Oui

BusinessGuest détectera automatiquement la configuration de votre proxy réseau et l’utilisera pour se connecter à la zone d’échange depuis SharePoint.

Quand utiliser BusinessGuest ?
Pour travailler avec des partenaires externes depuis SharePoint, si vous n’avez pas le temps et le budget de mettre en place un Extranet

BusinessGuest est utile dans toutes les situations où vous utilisez SharePoint en interne et avez besoin d’échanger des fichiers et des messages avec des personnes externes. Voici quelques exemples réels de cas d’usage où BusinessGuest apport des bénéfices significatifs :

  • Dans le BTP : pour partager des plans et des documents de projet avec des clients et des sous-traitants, et recevoir leurs retours d’une manière maitrisée, ordonnée et traçable.
  • Dans la banque et la finance : utilisez BusinessGuest pour envoyer facilement des contrats à vos clients, tracer l’ouverture de vos messages et des documents joints, ainsi que les éventuels modifications apportées, et engager la conversation avec les clients jusqu’à la conclusion de l’affaire.
  • Dans l’éducation : pour partager des ressources pédagogiques avec des intervenants externes et échanger sur ces éléments avec des étudiants ou des groupes d’étudiants.
  • Dans le secteur public : pour regrouper des acteurs de services publics ou de collectivités différentes rapidement autour d’un projet collaboratif commun tel qu’une manifestation sur l’espace public par exemple.
  • Dans la fonction achats : pour envoyer des contrats et des appels d’offres à des fournisseurs et gérer le processus d’achat et les questions-réponses directement dans SharePoint, avec une totale traçabilité pour votre équipe en interne.
  • Dans les ventes et le marketing : pour envoyer des informations sur les produits et les contrats à des clients et partenaires, pour automatiquement rassembler et tracer leurs retours et les mises à jour, tout en maintenant tout le monde dans la boucle en permanence, en interne comme en externe.
  • Même en interne : même au sein de la même organisation, il n’est pas toujours aisé de regrouper tous les membres d’une groupe de travail transverse ou un projet dans le même site SharePoint. Parfois, des départements différents ont leur propre environnement SharePoint, ou plusieurs filiales n’ont pas accès au même Active Directory ou au même environnement SharePoint. BusinessGuest vous permet alors de facilement et rapidement ériger une passerelle entre plusieurs membres du groupe qui utilisent des sites SharePoint distincts.
  • Etc. Etc… pratiquement tous les cas d’usage collaboratif modernes peuvent bénéficier de BusinessGuest pour simplifier, accélérer et renforcer les échanges entre les membres d’une équipe répartie.
Peut-on déployer BusinessGuest sur un réseau privé, sans Cloud ?
Oui

Il y a trois configurations de déploiement possibles pour BusinessGuest en ce qui concerne le réseau et le cloud :

  1. SharePoint dans votre réseau, la zone d’échange dans votre réseau : veuillez nous contacter pour commander le package zone d’échange à installer dans votre DMZ, sur votre propre réseau. Pas de cloud, vous contrôlez la totalité. Ce package est autonome et ne nécessite pas de serveur SharePoint dans la DMZ.
  2. SharePoint dans votre réseau, la zone d’échange dans le cloud : veuillez nous contacter pour télécharger le package d’installation pour déployer BusinessGuest sur votre ferme SharePoint.
  3. SharePoint dans le cloud, la zone d’échange dans le cloud : une App SharePoint 2013 pour SharePoint online sera disponible prochainement dans le magasin d’apps Office 365.
Quels sont les prérequis techniques pour installer BusinessGuest ?
SharePoint 2010 ou 2013 Foundation ou supérieur, on premise, avec connectivité SSL SORTANTE vers votre DMZ ou vers le cloud

Version de SharePoint : BusinessGuest fonctionne avec SharePoint 2010 sur site (versions Fondation, Serveur et Entreprise) et SharePoint 2013 sur site (avec un package WSP). Une application en ligne SharePoint 2013 sera disponible prochainement pour un déploiement en ligne !

Authentification SharePoint : Les utilisateurs SharePoint internes peuvent être authentifiés par une authentification Windows ou Claims, mais un seul des deux mécanismes doit être déployé sur la ferme SharePoint. Aucune authentification SharePoint n’est requise pour les utilisateurs externes (les invités BusinessGuests).

Connectivité réseau : Bien que BusinessGuest vous permette de travailler avec des personnes externes et de les laisser mettre à jour du contenu dans votre site SharePoint (de la manière dont VOUS décidez), il n’y a aucun prérequis de connectivité provenant de l’extérieur vers vos serveur SharePoint ! Le seul prérequis de connectivité et de permettre aux serveurs SharePoint d’initier des connexions TCP/IP encryptées sortantes vers votre DMZ si vous déployez la zone d’échange dans votre réseau, ou vers notre service web dans le cloud : hôte cloud.business-guest.com sur le port 443.

Serveur de messagerie : BusinessGuest utilise des mails pour envoyer des informations et documents de SharePoint à vos partenaires externes et recueillir leurs retours et les tracer dans SharePoint. Néanmoins, c’est nos propres systèmes de messagerie qui sont utilisés pour gérer ces échanges. En conséquence, le seul prérequis est d’autoriser vos utilisateurs à envoyer et recevoir des mails à des adresses en @business-guest.com.

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