PRENEZ LE CONTRÔLE DE VOS INTERACTIONS EXTERNES

Aller de l’avant implique d’exploiter et de coordonner les idées des meilleurs experts à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation, afin de prendre les bonnes décisions et de passer à l’action. Mais créer et sécuriser un environnement de travail collaboratif numérique à haute performance est un défi majeur.

Notre solution BusinessGuest permet aux utilisateurs de gérer facilement et en toute sécurité la collaboration, et de partager des fichiers avec des externes directement depuis les espaces collaboratifs de l’Intranet.

BusinessGuest pour SharePoint est une solution packagée qui propose un moyen rapide, simple, ergonomique, sécurisé et pratique de partager des fichiers et de collaborer de manière bidirectionnelle avec des partenaires externes depuis SharePoint, sans avoir à déployer un Extranet ni même à ouvrir le firewall !

RAPIDE – FACILE – SÉCURISÉ

BusinessGuest ne nécessite aucun changement dans votre politique de sécurité de l’information

  • Pas de mot de passe ou d’identifiant à gérer pour les personnes externes
  • Pas de prérequis technique ni de formation nécessaires pour les externes
  • Mise en place en moins d’une semaine
  • Tarification attractive
  • Compatible avec la solution de Collaboration Interne à Haute Performance SocialFactor

Copies d’écran

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Les entreprises les plus performantes choisissent BusinessGuest

Si vous avez identifié l’un des besoins suivants dans votre organisation, alors BusinessGuest pourrait être la solution à considérer :

  • Mettre en place un premier niveau d’Extranet : sans risque de sécurité ; sans modifier l’architecture du réseau ; à un coût considérablement plus bas que celui d’un Extranet complet
  • Échanger des documents et des messages avec des personnes externes depuis votre plate-forme de travail interne (telle que Microsoft SharePoint)
  • Envoyer des fichiers volumineux à des personnes externes depuis vos plate-formes internes
  • Tracer et suivre la totalité des interactions avec des personnes externes
  • Améliorer la communication interne en centralisant, en partageant et en optimisant – en interne – toutes les interactions externes

CAS D’USAGE :

Signature électronique de contrats depuis SharePoint

Cette vidéo montre comment BusinessGuest pour SharePoint peut permettre de lancer une signature électronique à vocation probatoire par un partenaire ou un client externe à SharePoint, d’un contrat stocké dans SharePoint, d’un simple clic !

La solution de signature à vocation probatoire utilisée dans cette exemple est Contralia de Docapost.

En savoir plus sur la signature électronique dans SharePoint

BusinessGuest est la forme la plus simple de collaboration externe depuis l’e-mail

  1. BusinessGuest repose sur une solution installée sur vos applications métier internes et privées (telles que Microsoft SharePoint, par exemple), qui permet aux utilisateurs de partager et collaborer avec des partenaires externes contextuellement sur les éléments métier (tels que des documents). La solution se connecte alors à une zone d’échange sécurisée, qui peut être située dans le cloud ou installée sur votre réseau externe d’entreprise (DMZ).
  2. Les personnes externes reçoivent des mails lorsque vous partagez des éléments avec eux, et peuvent récupérer les informations ou les documents partagés avec eux à l’aide de liens sécurisés insérés dans les messages.
  3. En répondant aux mails ou en travaillant depuis la zone d’échange, les externes peuvent interagir avec les utilisateurs internes ou mettre à jour les informations.
  4. En interne, la solution installée sur l’application métier vérifie à intervalles régulier s’il y a des changements dans la zone d’échange pour effectuer la mise à jour des informations internes (si les politiques de sécurité le permettent) afin de refléter les dernières modifications.
Extranet SharePoint Principe de fonctionnement BusinessGuest

Extranet SharePoint : Principe de fonctionnement de BusinessGuest

Travaillez depuis SharePoint

Travaillez depuis SharePoint

Comment partager rapidement des documents avec des personnes externes depuis SharePoint, et avoir une traçabilité des conversations qui s’en suivent par mail ?

Activez simplement BusinessGuest depuis votre site SharePoint interne et commencez à partager et à échanger avec vos partenaires externes immédiatement.

De cette façon, vous et vos coéquipier pouvez continuer à travailler depuis votre environnement familier. Vous n’avez plus besoin d’utiliser une multitude d’outils dépendamment d’avec qui vous collaborez et de réconcilier manuellement des données dispersées dans votre messagerie et dans la zone de partage SharePoint de l’équipe. Votre entreprise bénéficiera ainsi d’un Retour sur investissement immédiat sur ses investissements BusinessGuest et SharePoint, en économisant des quantités d’espace de stockage habituellement utilisés pour stocker des pièces jointes de mail et en garantissant la continuité de la collaboration et la capitalisation de la connaissance sur tous vos projets.

Et le modèle de licence BusinessGuest est flexible : votre service informatique peut acheter une licence BusinessGuest pour vous, ou ils peuvent simplement déployer le package d’essai gratuit et vous laisser activer votre souscription sur votre propre budget par la suite.

Cliquez et partagez des fichiers avec vos partenaires externes

Cliquez et partagez des fichiers avec vos partenaires externes

Cliquez sur n’importe que fichier dans SharePoint pour le partager avec des partenaires externes hors de SharePoint et à l’extérieur de votre réseau !

  1. Depuis n’importe quelle bibliothèque de documents : cliquez sur un fichier et choisissez l’option « Partager… » pour l’envoyer à vos collègues internes (en tant que lien) et à vos partenaires externes (comme pièce jointe) !
  2. Depuis votre PC : cliquez sur un fichier local et partagez-le dans SharePoint et vers des partenaires externes par glisser-déposer !
  3. Depuis votre messagerie : transférez un mail et ses pièces jointes à votre site SharePoint et BusinessGuest l’enverra automatiquement à vos collègues (en tant que lien) et à vos partenaires externes sur ce projet (par mail) !

Vous économiserez du temps à chaque fois que vous avez besoin de partager un document avec vos coéquipiers, internes comme externes, tout en vous assurant toujours qu’ils le reçoivent correctement !

Ajoutez un message

Ajoutez un message

A chaque fois que vous partagez des fichiers, vous pouvez ajouter un message et ainsi démarrer la collaboration, directement depuis SharePoint. Plus qu’un simple outil d’alerte et de partage de fichiers, BusinessGuest est une solution de collaboration avancée à distance qui intègre la traçabilité des conversations à l’intérieur comme à l’extérieur de votre réseau.

Les partenaires externes reçoivent des mails, avec pièces jointes ou liens de téléchargement

Les partenaires externes reçoivent des mails, avec pièces jointes ou liens de téléchargement

Vos partenaires externes n’ont pas besoin de se connecter à SharePoint, de se souvenir de leur mot de passe et d’apprendre à l’utiliser !

Avec BusinessGuest, ils travaillent simplement comme d’habitude : en recevant des mails et des fichiers joints, qui sont automatiquement remplacés par des liens de téléchargement directe depuis la zone sécurisée dans le cloud pour les fichiers volumineux !

Nul besoin de leur apprendre à se servir de SharePoint ! Pas de mot de passe ! Pas de login ! Pas de problème !

De votre côté, toutes les interactions, tous les messages, tous les fichiers et toutes les mises à jour de documents sont automatiquement suivies dans SharePoint.

Suivez les lectures et les téléchargement depuis SharePoint

Suivez les lectures et les téléchargement depuis SharePoint

Bénéficiez de la traçabilité en temps réel lorsque vos partenaires reçoivent vos messages, ouvrent les pièces jointes, les mettent à jour ou répondent aux messages !

Tracez les réponses dans SharePoint

Tracez les réponses dans SharePoint

Lorsque vos partenaires répondent (par mail), leur message est automatiquement capturé, ajouté à la conversation dans SharePoint, et partagé avec votre équipe !
Celle-ci peut même profiter d’une visualisation cartographique des dialogues complexes pour s’assurer que tous soient au clair et comprenne la conversation dans son ensemble à tout instant !

Tracez les nouvelles versions de documents dans SharePoint

Tracez les nouvelles versions de documents dans SharePoint

Lorsqu’un partenaire externe ouvre un document joint, le modifie et le renvoie, BusinessGuest met automatiquement à jour votre bibliothèque de documents et crée une nouvelle version du document !

Fini le risque d’utiliser une vieille version !

Gérez votre équipe interne et externe

Gérez votre équipe interne et externe

BusinessGuest vous permet de sélectionner qui parmi vos utilisateurs SharePoint peut participer aux conversations avec les externes, et d’ajouter ou de supprimer vos partenaires externes aisément au niveau du projet ou au niveau de chaque discussion.

Ainsi, la composition de votre équipe projet est toujours claire et partagéeet peut être modifiée à tout instant !

Peut-on déployer BusinessGuest sur un réseau privé, sans Cloud ?

Oui
Il y a trois configurations de déploiement possibles pour BusinessGuest en ce qui concerne le réseau et le cloud :
  1. SharePoint dans votre réseau, la zone d'échange dans votre réseau : veuillez nous contacter pour commander le package zone d'échange à installer dans votre DMZ, sur votre propre réseau. Pas de cloud, vous contrôlez la totalité. Ce package est autonome et ne nécessite pas de serveur SharePoint dans la DMZ.
  2. SharePoint dans votre réseau, la zone d'échange dans le cloud : veuillez nous contacter pour télécharger le package d'installation pour déployer BusinessGuest sur votre ferme SharePoint.
  3. SharePoint dans le cloud, la zone d'échange dans le cloud : une App SharePoint 2013 pour SharePoint online sera disponible prochainement dans le magasin d'apps Office 365.

Quels sont les prérequis techniques pour installer BusinessGuest ?

SharePoint 2010 ou 2013 Foundation ou supérieur, on premise, avec connectivité SSL SORTANTE vers votre DMZ ou vers le cloud
Version de SharePoint : BusinessGuest fonctionne avec SharePoint 2010 sur site (versions Fondation, Serveur et Entreprise) et SharePoint 2013 sur site (avec un package WSP). Une application en ligne SharePoint 2013 sera disponible prochainement pour un déploiement en ligne ! Authentification SharePoint : Les utilisateurs SharePoint internes peuvent être authentifiés par une authentification Windows ou Claims, mais un seul des deux mécanismes doit être déployé sur la ferme SharePoint. Aucune authentification SharePoint n'est requise pour les utilisateurs externes (les invités BusinessGuests). Connectivité réseau : Bien que BusinessGuest vous permette de travailler avec des personnes externes et de les laisser mettre à jour du contenu dans votre site SharePoint (de la manière dont VOUS décidez), il n’y a aucun prérequis de connectivité provenant de l’extérieur vers vos serveur SharePoint ! Le seul prérequis de connectivité et de permettre aux serveurs SharePoint d’initier des connexions TCP/IP encryptées sortantes vers votre DMZ si vous déployez la zone d'échange dans votre réseau, ou vers notre service web dans le cloud : hôte cloud.business-guest.com sur le port 443. Serveur de messagerie : BusinessGuest utilise des mails pour envoyer des informations et documents de SharePoint à vos partenaires externes et recueillir leurs retours et les tracer dans SharePoint. Néanmoins, c’est nos propres systèmes de messagerie qui sont utilisés pour gérer ces échanges. En conséquence, le seul prérequis est d’autoriser vos utilisateurs à envoyer et recevoir des mails à des adresses en @business-guest.com.

BusinessGuest est-il compatible avec les environnements comportant un Proxy ?

Oui
BusinessGuest détectera automatiquement la configuration de votre proxy réseau et l'utilisera pour se connecter à la zone d'échange depuis SharePoint.

BusinessGuest : la collaboration externes sécurisée avec SharePoint facile

Conçu nativement pour Microsoft SharePoint, BusinessGuest est une approche unique pour faciliter le partage et la collaboration avec des personnes externes depuis un environnement SharePoint interne.

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S’installant en 5 à 15 minutes, ne nécessitant aucune reconfiguration du réseau ni de dispositifs réseau ou de sécurité supplémentaires, BusinessGuest complète élégamment les fonctionnalités natives de SharePoint pour y ajouter ce dont les utilisateurs ont besoin pour interagir avec des partenaires externes à partir d’une simple adresse e-mail, tout en maintenant un haut niveau de sécurité avec un contrôle accru.

Compatible avec SharePoint 2013 Foundation, Standard & Enterprise

External Collaboration for SharePoint 2013 Easy and Unexpensive with BusinessGuest

Compatible avec SharePoint 2010 Foundation, Standard & Enterprise

Microsoft SharePoint 2010 Extranet Easy and Unexpensive with BusinessGuest