BusinessGuest : Utilisation et bénéfices

SocialFactor est-il un réseau social d’entreprise comme Yammer ?

Pas exactement.

Nous croyons que la collaboration est là pour soutenir le travail dans l’entreprise, et qu’aucun métier ne consiste qu’à collaborer ou à faire du réseau social. Par conséquent, nous n’avons pas conçu SocialFactor pour servir de réseau social d’entreprise directement par lui-même, à l’instar d’outils comme Yammer dans le cloud.

A la place, SocialFactor propose, en interne (on-premise) aussi bien que dans le cloud, les briques nécessaires pour bâtir une plateforme de collaboration professionnelle à haute performance, sécurisée et comportant les fonctionnalités sociales et collaboratives avancées, afin de répondre à un besoin ou à un scenario métier donné. Nous fournissons ainsi :

  • Des fonctionnalités de gestion de communautés et d’annuaire
  • Des fonctionnalités de conversations internes à des communautés et groupes de travail, ou multi-communautés
  • Des fonctionnalités de conversations inter-personnelles (y compris de la suggestion d’experts et du partage)
  • Des fonctionnalités de portail de conversations

En combinant et en personnalisant ces fonctionnalités et nos webparts, nos clients et partenaires peuvent bâtir très rapidement la plateforme permettant de répondre à un objectif professionnel précis, tel que :

  • Un intranet communautaire SharePoint
  • Une plateforme d’innovation sous SharePoint, reliée aux outils de gestion des idées et de l’innovation
  • Une plateforme communautaire d’expertises, reliée à la messagerie et aux outils métier des experts
  • Une plateforme de gestion et de collaboration de projets sous SharePoint, reliée aux outils de gestion de projets
  • Une platforme de gestion du cycle de vie des produits (PLM) reliée à tous les outils PLM, CAO, gestion de projet et ERP, permettant aux différents acteurs internes et externes de collaborer ensemble depuis leurs environnements de travail respectifs (hub de collaboration).
  • Et, comme nous l’avons fait pour les 180’000 salariés du groupe Orange, un réseau social d’entreprise sous SharePoint, bien sûr !

Construire une solution professionnelle avec les briques fournies par SocialFactor peut être une tâche très rapide (2 heures pour mettre en place une plateforme communautaire d’experts simple par exemple) ou un projet ambitieux, dépendamment du cahier des charges et des specificités du projet.

Puis-je utiliser BusinessGuest sur mon mobile ?

Avez-vous besoin de suivre les interactions SharePoint depuis votre mobile ? Voulez-vous mettre en place une zone d’échange mobile avec notifications et une application dédiée pour communiquer avec vos partenaires ?
Restez à l’écoute, car les utilisateurs de BusinessGuest vont très prochainement bénéficier de la solution primée InsideOut pour la collaboration mobile SharePoint ! Et même les utilisateurs externes BusinessGuest pourront rester en contact avec vous depuis leur téléphone mobile ! Contactez-nous pour connaître la date de sortie des Apps mobiles BusinessGuest !

Comment utiliser BusinessGuest en tant qu’utilisateur externe BusinessGuest ?
Simplement en utilisant votre messagerie. Pour répondre, répondez simplement au mail reçu…

Vous avez été invité à une conversation BusinessGuest par l’un de vos partenaires ou clients ?

Alors, l’utiliser sera aussi simple pour vous que de lire et de répondre au mail que vous avez reçu ! Si votre partenaire a partagé un document avec vous, ce document est en pièce jointe du mail. Si c’est un gros fichier, il a été remplacé par un lien de téléchargement. Cliquez simplement sur ce lien pour télécharger le fichier.

En répondant au message, vous répondez à votre partenaire, tout en vous assurant que son processus collaboratif se déroule harmonieusement, car votre réponse sera élégamment intégrée à sa plateforme collaborative. C’est pour bénéficier de cette organisation automatique qu’il a utilisé BusinessGuest au lieu de vous envoyer un simple mail. Vous lui rendez donc service en ne détournant pas BusinessGuest pour collaborer avec lui.

Si vous joignez des fichiers à votre réponse, ces fichiers seront également reçus par votre partenaire. Selon ses préférences, ces fichiers seront également intégrés à sa plateforme collaborative, une manière pour lui de s’assurer que toute son équipe projet possède à tout instant le même niveau d’information.

Comment utiliser BusinessGuest sur SharePoint ?
Cliquez, partagez et collaborez depuis la webpart ou depuis le menu contextuel de n’importe quel document dans SharePoint

Si BusinessGuest a été activé sur votre site SharePoint et si vous en avez reçu les permissions, vous pouvez l’utiliser.

  1. Pour partager n’importe quel document des bibliothèques de documents du site, ou
  2. Pour démarrer des conversations avec des participants internes et/ou externes depuis la Web Part BusinessGuest

Pour partager n’importe quel document avec des participants internes et externes, et garder la trace de leurs retours et des mises à jour du document :

  • Depuis les bibliothèques de documents du site, sélectionnez l’option « Partager avec BusinessGuest… » dans le menu contextuel du document. Cela ouvrira une boîte de dialogue vous permettant de choisir les destinataires, de saisir un message d’accompagnement de l’envoi, puis de publier. La nouvelle conversation restera associée au document. Vous pouvez retrouver toutes les conversations associées à un document dans une nouvelle colonne « Conversations » de la bibliothèque de documents (colonne créée au premier échange impliquant cette bibliothèque).
  • Depuis la page ou la Web Part BusinessGuest, dans le premier onglet, sélectionnez des fichiers provenant du site SharePoint ou de votre disque local, choisissez les destinataires et un message, et publiez la conversation. Elle sera associée à tous les documents dans SharePoint, dans la colonne « Conversations » des bibliothèques de documents qui les contiennent.

Pour envoyer un message et garder trace des réponses et des pièces jointes, utilisez le second onglet de la page ou de la Web Part BusinessGuest, « Envoyer un message ». Saisissez simplement le message et choisissez les destinataires.
Pour suivre toutes les conversations, avec les réponses des participants internes et externes, allez sur la page BusinessGuest du site, ou ajoutez la Web Part BusinessGuest sur n’importe quelle page.

Quand utiliser BusinessGuest ?
Pour travailler avec des partenaires externes depuis SharePoint, si vous n’avez pas le temps et le budget de mettre en place un Extranet

BusinessGuest est utile dans toutes les situations où vous utilisez SharePoint en interne et avez besoin d’échanger des fichiers et des messages avec des personnes externes. Voici quelques exemples réels de cas d’usage où BusinessGuest apport des bénéfices significatifs :

  • Dans le BTP : pour partager des plans et des documents de projet avec des clients et des sous-traitants, et recevoir leurs retours d’une manière maitrisée, ordonnée et traçable.
  • Dans la banque et la finance : utilisez BusinessGuest pour envoyer facilement des contrats à vos clients, tracer l’ouverture de vos messages et des documents joints, ainsi que les éventuels modifications apportées, et engager la conversation avec les clients jusqu’à la conclusion de l’affaire.
  • Dans l’éducation : pour partager des ressources pédagogiques avec des intervenants externes et échanger sur ces éléments avec des étudiants ou des groupes d’étudiants.
  • Dans le secteur public : pour regrouper des acteurs de services publics ou de collectivités différentes rapidement autour d’un projet collaboratif commun tel qu’une manifestation sur l’espace public par exemple.
  • Dans la fonction achats : pour envoyer des contrats et des appels d’offres à des fournisseurs et gérer le processus d’achat et les questions-réponses directement dans SharePoint, avec une totale traçabilité pour votre équipe en interne.
  • Dans les ventes et le marketing : pour envoyer des informations sur les produits et les contrats à des clients et partenaires, pour automatiquement rassembler et tracer leurs retours et les mises à jour, tout en maintenant tout le monde dans la boucle en permanence, en interne comme en externe.
  • Même en interne : même au sein de la même organisation, il n’est pas toujours aisé de regrouper tous les membres d’une groupe de travail transverse ou un projet dans le même site SharePoint. Parfois, des départements différents ont leur propre environnement SharePoint, ou plusieurs filiales n’ont pas accès au même Active Directory ou au même environnement SharePoint. BusinessGuest vous permet alors de facilement et rapidement ériger une passerelle entre plusieurs membres du groupe qui utilisent des sites SharePoint distincts.
  • Etc. Etc… pratiquement tous les cas d’usage collaboratif modernes peuvent bénéficier de BusinessGuest pour simplifier, accélérer et renforcer les échanges entre les membres d’une équipe répartie.
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