Aujourd’hui, vous êtes confrontés à trois enjeux majeurs : gagner du temps, faire des économies et assurer la transition digitale de votre entreprise. C’est pourquoi, CALINDA SOFTWARE et DOCAPOST BPO s’associent afin de vous proposer le meilleur de la signature électronique, intégrée à vos processus et outils métier, et à votre GED (gestion électronique de documents).

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Advantages & Benefits of Digital Signature

 

Comment marche la signature électronique intégrée à une GED (exemple de SharePoint) ?

STEP 1

Je me connecte à la plateforme car je souhaite partager un contrat avec une personne externe.

STEP 2

J’envoie ce contrat à mon interlocuteur.

STEP 3

Mon interlocuteur reçoit un mail contenant le contrat, pour lecture et validation.

STEP 4

Il peut le signer grâce à un code reçu par sms. D’autres mécanismes sont possibles comme la signature sur tablette ou PDF.

STEP 5

Les signatures sont enregistrées électroniquement dans le fichier PDF, et toutes les preuves sont conservées par archivage légal pour une durée de 10 à plus de 100 années. Toute la traçabilité et les éléments de preuve sont accessibles dans SharePoint également.

Signature valable juridiquement !

Signature à valeur probante archivée pendant 10 ans ou plus.

Les preuves et le document signé rendus disponibles dans votre GED.

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L’écosystème des échanges de documents et des processus qui permettent aux entreprises et aux institutions de mener à bien la relation avec leurs publics est de plus en plus complexe.

  • Avec le développement des nouvelles technologies de l’information, de plus en plus, « tout doit pouvoir communiquer avec tout », le plus souvent de façon instantanée et quelle que soit la nature du support : papier et documents numérisés, recoupement d’informations entre les différents publics et les différents processus, accès à l’archivage numérique et physique, traçabilité…
  • L’enjeu est de pouvoir optimiser tous ces échanges  et de permettre à l’entreprise de se projeter dans son écosystème pour fonctionner au quotidien en osmose avec lui et de manière optimisée : une façon de permettre le fonctionnement de l’entreprise étendue.

La dématérialisation des processus et en particulier la signature électronique à valeur probatoire sont une réponse appropriée à ces enjeux. Calinda et Docapost vous permettent d’en tirer profit immédiatement, à moindre coût, et en symbiose avec vos systèmes et processus existants.