
Comment marche la signature électronique intégrée à une GED (exemple de SharePoint) ?
STEP 1
Je me connecte à la plateforme car je souhaite partager un contrat avec une personne externe.
STEP 2
J’envoie ce contrat à mon interlocuteur.
STEP 3
Mon interlocuteur reçoit un mail contenant le contrat, pour lecture et validation.
STEP 4
Il peut le signer grâce à un code reçu par sms. D’autres mécanismes sont possibles comme la signature sur tablette ou PDF.
STEP 5
Les signatures sont enregistrées électroniquement dans le fichier PDF, et toutes les preuves sont conservées par archivage légal pour une durée de 10 à plus de 100 années. Toute la traçabilité et les éléments de preuve sont accessibles dans SharePoint également.
Signature valable juridiquement !
Signature à valeur probante archivée pendant 10 ans ou plus.Les preuves et le document signé rendus disponibles dans votre GED.
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L’écosystème des échanges de documents et des processus qui permettent aux entreprises et aux institutions de mener à bien la relation avec leurs publics est de plus en plus complexe.
- Avec le développement des nouvelles technologies de l’information, de plus en plus, « tout doit pouvoir communiquer avec tout », le plus souvent de façon instantanée et quelle que soit la nature du support : papier et documents numérisés, recoupement d’informations entre les différents publics et les différents processus, accès à l’archivage numérique et physique, traçabilité…
- L’enjeu est de pouvoir optimiser tous ces échanges et de permettre à l’entreprise de se projeter dans son écosystème pour fonctionner au quotidien en osmose avec lui et de manière optimisée : une façon de permettre le fonctionnement de l’entreprise étendue.
La dématérialisation des processus et en particulier la signature électronique à valeur probatoire sont une réponse appropriée à ces enjeux. Calinda et Docapost vous permettent d’en tirer profit immédiatement, à moindre coût, et en symbiose avec vos systèmes et processus existants.